1) Libro Verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo

Racchiude tutti i verbali dell’organo direttivo. Deve essere assicurata la consequenzialità delle pagine e deve esser conservato presso la sede sociale.

2) Libro Verbali delle riunioni assembleari

Racchiude tutti i verbali dell’assemblea dei soci. Deve essere assicurata la consequenzialità delle pagine e deve esser conservato presso la sede sociale.

3) Libro Verbali dell’organo di controllo

Racchiude tutti i verbali dell’organo di controllo. Deve essere assicurata la consequenzialità delle pagine e deve esser conservato presso la sede sociale.

4) Libro dei Regolamenti

Racchiude tutti i regolamenti approvati dall’assemblea dei soci. Deve essere assicurata la consequenzialità delle pagine e deve esser conservato presso la sede sociale.

5) Libro dei Soci

Contiene i nominativi e i dati di tutti i soci dell’associazione; Lo strumento più facile per gestirlo è il portale tesseramento che ne permette l’esportazione aggiornata al momento.

6) Libro dei volontari

Tale registro deve essere vidimato nella sua consequenzialità (ed è ritirabile nei nostri uffici). Deve esser conservato presso la sede sociale.

Preannunciamo che a breve arriveranno anche strumenti digitali idonei che assicureranno una marca temporale ai volontari tramite il portale Arci.

I volontari non occasionali, devo essere iscritti in apposito registro e devono esser stati assicurati con apposita assicurazione RC verso terzi (attivabile in convenzione tramite i nostri uffici ad un costo di 12 € a volontario). Non possono esser volontari quei soci che hanno percepito compensi durante l’anno di validità della tessera.

“Gli enti del Terzo settore possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale”. [Art 17 c.1 CTS]

Per le APS Il numero dei lavoratori deve essere inferiore inferiore al 50% dei volontari o al 5% del numero dei soci [art. 36 c.1 CTS]

“Gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi”. [Art. 18 c.1 CTS]

I soci volontari devono venire appositamente assicurati ai sensi dell’art.18 della riforma. Il Registro, prima di essere utilizzato, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio, o da un segretario comunale.

Non esistono disposizioni di legge per quanto riguarda la durata della conservazione dei libri soci e verbali tuttavia, se non altro ai fini della conservazione della memoria storica dell’associazione, se ne consiglia la conservazione per tutta la durata in vita del Circolo.

I circoli/enti aderenti dovranno compilare obbligatoriamente sul Portale i dati relativi ai volontari, al fine di gestire il proprio registro volontari online, nonché consentire il computo del “numero dei volontari degli enti aderenti” per i livelli associativi sovraordinati.

Nell’ottica di adempiere agli obblighi assicurativi ex art. 18 del Codice del Terzo Settore per i volontari di tutti gli ETS, per le organizzazioni aderenti è possibile assicurare i volontari contro infortuni, malattia e responsabilità civile verso terzi.

Consigli sulla tenuta dei libri

• Tenere i libri cartacei, numerati progressivamente per ogni pagina e sottoscritti dal Presidente e segretario della riunione;
• Raccogliere le firme dei presenti alle riunioni in un foglio presenze a parte rispetto al verbale;
• Tenere i registri sempre aggiornati all’interno della sede sociale dell’associazione;