È necessario approvare in assemblea dei soci un regolamento che disciplini i rimborsi spese per gli associati.

Il volontario può esser rimborsato per le spese che ha direttamente sostenuto per svolgere l’attività (ad esempio: parcheggio, viaggio, vitto, alloggio..) e che devono essere regolamentate nel regolamento interno.

Le spese dirette del volontario si differenziano dalle spese dell’ente anticipate dal volontario. Queste ultime non rientrano nella disciplina dell’art 17 del CTS e possono essere anticipate dal volontario intestando i documenti giustificativi all’ente.

Per le spese non previste dal regolamento è consigliabile un’apposita delibera dell’organo di amministrazione.

Viaggi nello stesso comune

L’agenzia delle entrate ritiene non ammissibile il rimborso delle spese chilometriche sostenute da un consigliere per il tragitto casa-sede dell’associazione se i luoghi si trovano nello stesso comune.

Autocertificazione delle spese

L’art. 17 del CTS prevede che “4. Ai fini di cui al comma 3, le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso […]”.

L’autocertificazione delle spese deve essere indicata, e le voci devono essere espressamente previste, nel regolamento interno (ad esempio la spesa del parcheggio giornaliero, del pasto, del trasporto sostenuto…). Tale autocertificazione necessita in allegato la carta d’identità in quanto “dichiarazione sostitutiva”. 

Divieto di rimborsi forfettari

Sono in ogni caso vietati rimborsi spese di tipo forfettario.